Kadrowa e-teczka wyzwaniem naszych czasów

Przepisy prawa pracy nakładają obowiązek prowadzenia i przechowywania akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, nawet przez okres 50 lat od ustania zatrudnienia. Niedopełnienie przez pracodawcę tego obowiązku zagrożone jest karą grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł. ( art. 281 kp).

W praktyce, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji kadrowej w postaci papierowej, w formie tradycyjnych teczek, generuje wcale nie małe koszty związane z zabezpieczeniem i utrzymaniem odpowiednich warunków lokalowych, angażuje zasoby ludzkie i finansowe pracodawców.

Szansą na ograniczenie tych kosztów jest elektroniczna teczka osobowa. Inne zalety tego rozwiązania to: umożliwienie szybkiego dostępu do akt, również pracownikowi - do przetwarzanych o nim danych, usprawnienie procesów zarządczych, przyspieszenie opracowywanie dokumentów, raportów i analiz, czy skuteczne zabezpieczenie przed zniszczeniem dokumentów w wyniku ich wielokrotnego przeglądania.

Wyłącznie elektroniczny wariant akt osobowych nie jest dziś jeszcze możliwy. Wiele dokumentów kadrowych wymaga formy pisemnej. Mimo to, E-teczkę z powodzeniem wdrażają firmy np. korzystające z outsourcingu kadrowo-płacowego. Ze względu na brak stosownych uregulowań prawnych są one prowadzone równolegle z papierową dokumentacją przechowywaną u outsourcera.

Pracodawcy od dawna postulują wprowadzenie zmian prawnych w tym zakresie. Wspierają ich organizacje przedsiębiorców (PKPP Lewiatan) i posłowie.

W odpowiedzi na interpelację poselską ( nr 16896), MPiPS poinformowało (wrzesień br.), iż rozważa przygotowanie propozycji zmian legislacyjnych, które umożliwiłyby pracodawcom wybór między papierową i elektroniczną formą prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jednocześnie, zastrzeżono konieczność wnikliwego przeanalizowania wątpliwości związanych z: zapewnieniem należytej ochrony danych osobowych, zróżnicowaną kondycją finansową i organizacyjną przedsiębiorstw, ryzykiem ograniczeń w kontrolowaniu przestrzegania przez pracodawców prawa pracy, czy w dostępie do środków dowodowych dla celów procesowych.

Pracodawcom pozostaje zatem uzbroić się w cierpliwość i przygotowywać na zmiany, nieuniknione przecież w dobie informatyzacji.